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Come scrivere un comunicato stampa in 4 passaggi

Se ti stai chiedendo come scrivere un comunicato stampa e perché, ricorda sempre una regola principale: i comunicati stampa più efficaci non sono mai così difficili da scrivere. Hanno un format molto semplice e sono sempre più o meno realizzati seguendo lo stesso schema. Vediamo alcune linee guida efficaci che ti aiuteranno a scrivere nel miglior modo possibile un comunicato stampa per attirare l’attenzione dei lettori.

Non solo, con una comunicazione efficace puoi anche ottenere maggiore visibilità nei confronti della tua notizia, perché i lettori saranno spinti maggiormente a condividere l’articolo sui social network. Quindi per capire come devi procedere segui questa guida. Potrai ottenere dei risultati ottimi anche se sei nuovo del settore.

3 motivi per cui è ancora importante scrivere un comunicato stampa

Gli esperti di marketing non perdono mai l’occasione di utilizzare numerosi strumenti per attirare l’attenzione. Quella dei comunicati stampa è una forma di comunicazione ancora altamente efficace, per diversi motivi.

Innanzitutto sono dei testi nella maggior parte dei casi brevi, che raccontano una storia in un unico messaggio, un principio davvero molto utile quando si vuole attirare l’attenzione di un ampio pubblico. Poi sono percepiti dai lettori e dai giornalisti come un contenuto credibile e ufficiale.

Infine sono facilmente condivisibili: il pubblico può in maniera veloce condividere attraverso i social media i contenuti in questione. E potrebbe farlo davvero con piacere, se segui le tecniche giuste per scrivere un comunicato stampa efficace.

Perché dovresti scrivere un comunicato stampa

Vediamo adesso alcuni motivi per i quali i comunicati stampa potrebbero costituire un motivo prezioso per diffondere le informazioni che riguardano la tua azienda. Procediamo per punti:

  1. i comunicati stampa migliorano la SEO – distribuire un comunicato sul web può aiutarti a reindirizzare il traffico verso il tuo sito;
  2. i comunicati stampa generano segnali sociali e incrementano la pubblicità – con molta probabilità un comunicato stampa può essere rapidamente citato, condiviso o ripubblicato su altre fonti, sia online che cartacee, generando una maggiore pubblicità;
  3. aiutano ad essere più professionali – i comunicati aiutano a sembrare più professionali, infatti spesso i grandi marchi nazionali e internazionali pubblicano regolarmente contenuti di questo genere;
  4. reindirizzano un numero maggiore di clienti verso la tua azienda – quando un testo pubblicitario è condiviso, è disponibile per un pubblico molto vasto. La pubblicità e i possibili miglioramenti nella SEO significano ottenere un numero più grande di clienti, con un maggiore ricavo per la tua azienda.

Scrivere e pubblicare un comunicato stampa in 4 semplici passi

Ora che abbiamo visto i motivi per i quali dovresti scrivere assolutamente un comunicato stampa, scopriamo adesso nella pratica come iniziare, come scrivere un testo efficace e come distribuire il comunicato, a partire dall’identificazione degli obiettivi. Segui queste quattro semplici linee guida.

1. Identifica gli obiettivi e il pubblico di destinazione

La prima cosa da fare è comprendere cosa si vuole comunicare, qual è l’oggetto della notizia che stai per scrivere. L’obiettivo consiste nella promozione di un evento pubblico organizzato dall’azienda? Vuoi segnalare dei cambiamenti nell’organizzazione della società? Vuoi comunicare il lancio di una nuova linea di prodotti? Solo avendo bene in mente i punti fondamentali, puoi iniziare a pensare ai dettagli successivi.

Un altro principio importante è quello che riguarda il pubblico. Devi considerare attentamente chi è il tuo pubblico, tenendo conto anche dei dati demografici, cosa sa della tua azienda e dei servizi o dei prodotti che offri.

2. Scrivi il testo usando lo schema convenzionale

Solitamente un comunicato stampa segue uno schema ben definito, che aiuta a rendere più semplice la procedura della scrittura. Vediamo quali sono i punti fondamentali da tenere presenti quando scrivi un comunicato stampa.

Il titolo

Non hai mai una seconda possibilità di fare una prima impressione.

Andrew Grant

Il titolo è fondamentale, perché dovrebbe spingere il lettore a continuare a leggere il testo, nel giro di pochi secondi. Bisogna quindi trovare una frase molto chiara, semplice e accattivante, che possa riassumere la notizia che vuoi diffondere con pochissime parole.

Il titolo è importante perché hai a disposizione solo pochi secondi per attirare l’attenzione di chi lo legge. Deve essere sincero e chiaro. Come ha spiegato l’autore britannico Andrew Grant, “Non hai mai una seconda possibilità di fare una prima impressione”.

Il carattere del titolo deve essere più grande, perché deve risaltare rispetto al testo. Utilizza verbi di azione e scrivi il titolo solo quando hai la certezza di conoscere bene la notizia che vuoi divulgare. Se vuoi, puoi aggiungere anche un sottotitolo per migliorare l’esperienza di lettura e specificare ulteriormente ciò che vuoi comunicare.

L’introduzione

Nel paragrafo iniziale, dopo aver inserito il nome dell’azienda, il luogo in cui si trova e la data, specifica un riassunto della notizia, utilizzando non più di 15-20 parole. Trova una risposta alle famose cinque W: “chi, cosa, dove, quando e perché”.

Non iniziare mai con una citazione e mantieni uno stile conciso e capace di attirare l’attenzione.

Il corpo del testo

Il testo del comunicato dovrebbe essere suddiviso in paragrafi, in una quantità che può variare da 3 a 6. Devi fornire tutti i dettagli della storia che vuoi raccontare, rendendo il testo avvincente e, se necessario, aggiungendo anche delle immagini che possano rendere più dettagliato il contenuto.

Includi esclusivamente le notizie più importanti, ricorda che non devi per forza scrivere un testo lungo e che questo non necessariamente ti porterà dei benefici in termini di visibilità. Anzi, a volte potrebbe anche essere controproducente, perché finiresti con l’annoiare il lettore, che magari preferisce non proseguire nella lettura.

Puoi includere delle citazioni di persone che lavorano nella tua azienda, una strategia molto valida per dare credibilità al testo e per fornire sicuramente una maggiore vitalità. In questo caso utilizza il nome completo e specifica il ruolo della persona che citi.

Per concludere

Concludi il tuo comunicato stampa inserendo un paragrafo molto breve di spiegazione dell’azienda, spiegando dove si trova, cosa fa, quali prodotti e servizi offre. Fornisci maggiori informazioni, specificando anche il numero di telefono, l’indirizzo fisico e il sito internet aziendale. Non usare più di 100 parole in questo caso.

Puoi anche scrivere un testo standard da utilizzare in tutti i comunicati stampa che scriverai. Rendi interessante questa parte del testo, invitando i lettori a visitare il sito internet dell’azienda per avere maggiori informazioni oppure a contattare un riferimento in carne ed ossa.

La fonte e i contatti

Infine specifica il nome dell’azienda che ha scritto il comunicato stampa e fornisci dei dettagli precisi sui contatti che il pubblico può seguire per avere maggiori informazioni sul comunicato stesso, includendo il nome, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail.

3. Ottimizza il comunicato stampa per la SEO

Naturalmente più un comunicato è scritto seguendo i principi della SEO, maggiori sono le possibilità che hanno i lettori di trovarlo e quindi di diventare potenziali clienti della tua azienda. Ottimizzare il contenuto per favorire la visibilità nei motori di ricerca è quindi essenziale per generare più traffico.

Identifica le keyword che potrebbero portare i visitatori verso il tuo sito internet. Puoi usare degli strumenti di ricerca utili per individuare le parole chiave, come Ubersuggest e Google AdWords. Ti possono essere veramente d’aiuto per trovare le keyword più pertinenti in base alla tua nicchia di riferimento.

Scegli le parole chiave tenendo conto della concorrenza. Cerca di trovare le parole che possano rappresentare una caratteristica unica che la tua azienda è capace di offrire. Utilizza le keyword nella prima parte del tag title (la parte di testo che viene letta dai motori di ricerca e che viene visualizzata nella barra del titolo del programma per la navigazione su internet) e nel primo paragrafo del comunicato.

Aggiungi al testo dei contenuti multimediali ottimizzando anche questi con l’uso delle parole chiave, a partire dal nome del file, che deve essere chiaro e descrivere in modo semplice il contenuto extra che stai offrendo al lettore.

4. Distribuisci il comunicato

Per prima cosa la fase di distribuzione del comunicato deve partire dalla pubblicazione del testo su una pagina del tuo sito internet (non hai un sito internet? Dovresti crearne uno…). In questa maniera hai a disposizione una pubblicazione che funziona da fonte per tutti gli altri siti e tutte le altre versioni online del testo si potranno collegare alla fonte principale in modo naturale.

Esistono numerosi servizi per distribuire agevolmente un comunicato stampa, ma nella maggior parte dei casi quelli che hanno una grande risonanza sono servizi a pagamento. Per questo ricorda che distribuire un comunicato di qualità ha sempre un corrispettivo costo in denaro. Utilizzare servizi gratuiti è una procedura semplice ed immediata, ma non può costituire in ogni caso una garanzia di successo.

Il momento migliore per l’invio di un comunicato stampa

È una domanda complicata alla quale non è semplice trovare una risposta adeguata. Non c’è un momento migliore in assoluto per distribuire un testo pubblicitario. Il momento migliore può cambiare in base al settore di riferimento, al pubblico al quale si rivolge, all’obiettivo finale da raggiungere.

Cerca di trovare comunque una via di mezzo. Non inviare un comunicato troppo presto, perché potrebbe essere messo da parte e dimenticato da tutti. Allo stesso modo non inviarlo troppo tardi, sprecheresti un’occasione importante. Ricorda che le destinazioni a cui vuoi inviare un comunicato a volte hanno delle scadenze, quindi verifica tutto con largo anticipo per non sprecare tempo e denaro.

Ecco alcuni suggerimenti utili per la distribuzione di un comunicato stampa:

  • ottenere un riscontro è più semplice se invii un comunicato tra le 14 e le 15;
  • non pubblicare testi nel fine settimana ed evita una distribuzione una settimana prima o in quella immediatamente dopo delle festività;
  • manda un comunicato qualche giorno prima rispetto alla data in cui vorresti che sia pubblicato. Un tempo opportuno potrebbe essere tra 3 e 5 giorni in anticipo;
  • studia la concorrenza, individuando il momento in cui le altre aziende inviano i loro comunicati. Invia i tuoi quando loro non ne mandano;
  • includi nell’e-mail il testo in diversi formati, come Word e PDF, oltre che nel corpo dell’e-mail.

A volte non immaginiamo quanto possano essere importanti le parole per attirare l’attenzione di persone che potrebbero diventare nostri potenziali clienti. Un buon comunicato stampa, scritto bene, può aumentare le vendite e l’interesse del pubblico nei confronti della tua azienda.

Servono costanza e allenamento, ma se vuoi puoi sempre rivolgerti all’aiuto di un bravo copywriter, che sa consigliarti e può svolgere nel migliore dei modi questo compito, che non è sempre facile, ma che può regalare tante soddisfazioni. Qual è la tua esperienza nella scrittura e nella distribuzione di comunicati stampa? Hai qualche suggerimento in più da integrare a quanto ho riportato in questo articolo? Puoi far sentire la tua opinione nei commenti qui in basso.

Gianluca Rini

Sono un webwriter freelance. Sono laureato in Scienze Turistiche e ho seguito un Corso di Alta Formazione sul settore della comunicazione in ambito turistico. Collaboro con testate giornalistiche, aziende e professionisti da più di 15 anni per lavorare con le parole.
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